Kevät on ollut varsin kiireinen Helsingin yliopistolla. Olen konferenssisihteerinä valmistellut tämän vuoden toukokuun kohokohtaa, eli Nordic Network on Disability Research (NNDR25) -konferenssia. Valmistelut käynnistyivät Vammaistutkimuksen seuran hallituksessa jo viime keväänä ja odotamme konferenssiin noin 600 osallistujaa.
Maaliskuussa yliopiston vieraana kävi myös Ukrainan presidentti Volodymyr Zelenskyi. Jäin pohtimaan vierailun jälkeen yhteneväisyyksiä ja eroja valtionvierailun ja kansainvälisen konferenssin järjestelyjen suhteen. Äkkiseltään voisi ajatella, että näissä kahdessa ei ole mitään samaa, mutta kun mietin asiaa tarkemmin, yhtymäpintoja löytyi. Toteutus näiden tapahtumien välillä on vain kovin erilainen.
Turvallisuus
Turvallisuutta koskevat periaatteet korkeimman luokan valtiovierailun ja konferenssin turvallisuuteen ovat melko kaukana toisistaan. Ensimmäinen mainituista vaatii valvontaa maalta, mereltä ja ilmasta, salassapitoa ja viranomaisten saumatonta yhteistyötä. Päärakennus suljettiin vierailupäivän ajaksi, paikalle tuotiin turvallisuusratkaisuja ja tapahtumaan liittyvä tiedotus tapahtui selkeästi, mutta varsin viime hetkellä.
Turvallisuus vammaistutkimuskonferenssin osalta vaatii hieman erilaisia asioita, kuten hyvissä ajoin saatavilla olevaa informaatiota esteettömyydestä. Kuinka pitkälle esteettömyysratkaisut on saatu? Parannettavaa vielä olisi, ihan jo päärakennuksen fyysisen esteettömyyden suhteen, mutta olemme saaneet aikaiseksi esteettömyyskartan päärakennuksesta. Esteettömyyskartta on ollut usean henkilön yhteistyön tulos ja osa kiitoksista kuuluukin VATUn hallituslaisille Katjalle, Matille ja Pirkolle. Matti ja Pirkko ovat testanneet päärakennuksen esteettömyyttä ja tuoneet esille niitä asioita, jotka karttaan tulisi mainita. Myös erilaisia yksilöllisiä ratkaisuja on tehty, näistä lisää myöhemmin ohjelman julkaisun jälkeen.
Tärkeää konferenssin turvallisuuden kannalta on myös muistaa turvallinen ilmapiiri, turvallisemman tilan periaatteet. Vaikka tieteellinen keskustelu voi joskus olla melko kiivasta, noudatamme Helsingin yliopiston eettistä ohjeistusta ja kunnioitamme näin Helsingin yliopiston tiloja ja akateemista ympäristöä.
Kommunikaatio
Viestintä tapahtumista on myös ollut melko erilaista. Valtiovierailussa moni asia on salaista ja kansainvälisen konferenssin, erityisesti vammaistutkimuksen konferenssin kohdalla tulisi informaatiota löytyä tarpeeksi ajoissa, jotta konferenssin osallistujat voivat valmistautua tuloonsa. Viestintää konferenssin osallistujien suuntaan on toteutettu sekä verkkosivujen kautta että sähköpostitse.
Molempiin tapahtumiin oli valittu yhteinen virallinen kieli, englanti. Siitä huolimatta kummassakin tapahtumassa on tulkkaus, jotta osallistuminen olisi mahdollista useammalle henkilölle. NNDR25 tulkkaus hoidetaan tekstitulkkauksen ja kansainvälisen viittomien avulla. Päädyimme kansainvälisiin viittomiin siksi, että eri maista tulevia viittomakielisiä osallistujia oli useita. Myös pienempien ryhmien konferenssiesityksissä otetaan käyttöön PowerPointin AutoCaptioning -toiminto, joka kääntää puhetta tekstiksi reaaliajassa.
Ohjelma
Jokaisen tapahtuman keskiössä on selkeä ja toimiva ohjelma. Tähän olemme pyrkineet myös NNDR25 kohdalla. Ohjelmassa on rinnakkaisia sessioita, joissa tutkijat esittelevät omia tutkimustuloksiaan erilaisten teemojen alla. Näiden rinnakkaissessioiden kokoamisessa olemme korostaneet yhteisen tematiikan lisäksi myös tilaisuutta ajatusten vaihtoon. Kaikki sessiossa puhuvat tutkijat eivät ole samasta maasta tai samassa vaiheessa omaa akateemista uraansa.
Ohjelman rungon muodostavat pääpuhujat, kaikille yhteiset keynote -puheenvuorot. Vierailijoita on kaukaa ja läheltä ja puheenvuoroissa on myös samaa tematiikkaa kuin valtiovierailussakin, esimerkiksi Ukrainan sota, maailmanpolitiikan suuret linjat ja inhimillinen lähestymistapa puhuttaa molemmissa.
Kaiken tieteellisen keskustelun keskellä on oltava myös sosiaalista ohjelmaa! Tätäkin on luvassa ja tästä iso kiitos Katariinalle ja Marille, jotka ovat suunnitelleet ja järjestäneet kanssani konferenssin aikana tapahtuvaa hauskanpitoa, kuten naurujoogaa ja valokuvauspistettä. Sosiaalista ohjelmaa näkyi kuuluvan myös valtionvierailuun, mutta toivon, että konferenssimme sosiaalinen ohjelma olisi riemurikkaampaa. Vähemmän protokollaan käärittyä se ainakin tulee olemaan.
Näiden kaikkien mainittujen aspektien lisäksi meidän vapaaehtoisillamme on konferenssin kannalta valtava merkitys, vapaaehtoiset edistävät esteettömyyden toteutumista, kommunikaatiota konferenssin aikana ja ohjelman sujuvuutta. Kiitos myös Pekka ja Marjaana, sekä kaikki konferenssiin lupautuneet vapaaehtoiset.
Lotta-Kaisa Mustonen on valtiotieteiden maisteri ja väitöskirjatutkija Helsingin yliopistossa. Konferenssisihteerinä hän vastaa NNDR25 -konferenssin järjestelyistä.